Seit dem 1. Januar 2025 müssen nach dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) verwendet werden. Allerdings müssen solche E-Rechnungen zunächst nur empfangen werden können. Somit ist dies alles, was E-Handwerksbetriebe aktuell können müssen.
Das Auslesen der E-Rechnung kann kostenfrei erfolgen, z.B. über
Verpflichtet zum Empfang von E-Rechnungen sind alle Unternehmen. Doch es gibt auch Ausnahmen:
Diese Regelung bezieht sich nicht auf Privatpersonen und ist explizit für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Bislang werden folgende E-Rechnungsformate genutzt:
Hinweis: Bis zum 31. Dezember 2027 können EDI-Rechnungen noch weiter genutzt werden.
Die E-Rechnung wird laut Bundesfinanzministerium daher eingeführt, um die Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft zu fördern. Dadurch sollen Prozesse vereinfacht und verschlankt werden. Z.B. brauchen die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden. Aussteller und Empfänger von Rechnungen erhalten so einen Großteil der Buchungsbelege digital und strukturiert, so dass sie leicht und medienbruchfrei verarbeitet werden können. So ist dann auch die Basis für Automatisierung gelegt.
Hinweis: Wie andere Rechnungen muss auch die E-Rechnung alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten. Besonderen Wert wird auf eine strukturierte Form gelegt. E-Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung (Fertigstellung) ausgestellt werden, dabei sei eine elektronische Signatur nicht erforderlich.
Laut dem Digitalverband Bitkom (https://www.bitkom.org/) konnten Ende 2024 nur 45 % der Unternehmen in Deutschland Rechnungen als E-Rechnung empfangen. Das hatte eine repräsentative Studie im Auftrag des Verbands ergeben, für die 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland befragt wurden. Allerdings empfangen 96 % aller Unternehmen Rechnungen per E-Mail. 58 % der Unternehmen gaben an, ihre Geschäftsprozesse in Buchhaltung, Finanzen und Controlling weitestgehend oder vollständig digitalisiert zu haben.
Rund die Hälfte der Unternehmen (55 %) nutzt die E-Rechnung bereits bei ausgehenden Rechnungen – ein knappes Drittel häufig (30 %), ein Viertel nur in Einzelfällen (25 %). Viel verbreiteter ist dagegen der Rechnungsversand per E-Mail, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, den praktisch alle Unternehmen nutzen (99 %).
Hinsichtlich der spezifischen Formate für den Empfang von E-Rechnungen zeigen sich EDI-Formate als klar vorherrschend: Knapp drei Viertel der Unternehmen nutzen diese (71 %). Etwa ein Viertel greift stattdessen auf das Format ZUGFeRD bzw. Factur-X zurück (27 %), das ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit maschinell verarbeiteten Daten kombiniert. Nur eins von zwanzig Unternehmen nutzt das rein strukturierte, XML-basierte Format XRechnung (5 %).
Handwerksbetriebe beschweren sich häufig über Bürokratie und Arbeitsbelastung beim Erfüllen von gesetzlichen Anforderungen. Die E-Rechnungspflicht ist dabei aber weniger als weitere Verschärfung der Bürokratie zu sehen, sondern soll einen professionellen Standard vorgeben, damit die Rechnungsabwicklung und alle kaufmännischen Berührungsdisziplinen digitalisiert werden.
Für Handwerksbetriebe aus dem Bereich Elektro- und Informationstechnik rückt so die Digitalisierung ihrer Betriebsprozesse in den Fokus, was mittelfristig der Wirtschaftlichkeit und Effizienz des Unternehmens zugutekommt. Natürlich bedeutet es für viele Betriebe erst einmal Aufwand und den Zwang, sich mit etwas Neuem zu beschäftigen. Aber diese Veränderung ist über kurz oder lang unerlässlich, um professionell und erfolgreich ein Unternehmen führen zu können. Dementsprechend sollten Geschäftsführende diese Pflicht nicht als Bürde auffassen, sondern als Startschuss, die eigene Digitalisierung endlich in Angriff zu nehmen und ganzheitlich zu denken.
Das Auslesen der E-Rechnung kann kostenfrei erfolgen, z.B. über
Hinweis: Bitte beachte vor der Nutzung, ob die verwendeten Tools den Anforderungen an die DSGVO entsprechen.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat eine Website zur elektronischen Rechnung veröffentlicht, auf der Du auch häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung (FAQ) findest:
E-Rechnung für Betriebe und Organisationen | ZDH
Auch das Bundesministerium der Finanzen hat ebenfalls eine Website mit Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 zusammengestellt:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Für weitere Fragen können auch die Beratungsstellen der Handwerkskammern kontaktiert werden. Der ZDH bietet auf seiner Website eine Übersicht der 53 Handwerkskammern nach Standorten gelistet:
Adressen der Handwerkskammern | ZDH
Beraten kann auch der Zentralverband der Deutschen Elektro- und Informationstechnischen Handwerke (ZVEH). Der Fachverband bietet zum Thema ebenfalls Webinare an. Auf seiner Website findest Du im internen Bereich „Mein E-Handwerk“ (Log-in erforderlich) unter Hilfestellungen / Musterformulierungen umfangreiches Material. Der Mitschnitt eines Seminars ist dort ebenfalls verfügbar.
Der ZDH-Flyer „Umsatzsteuer – Anforderungen an Rechnungen“ bietet eine Übersicht über die gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Ausstellung von Rechnungen.
Umsatzsteuer – Anforderungen an Rechnungen
Bundesfinanzministerium - Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG)
Diese Veröffentlichung ist explizit keine Rechtsberatung und ersetzt auch keine, sondern stellt nur eine Zusammenfassung von frei verfügbaren Informationen zur E-Rechnung dar. Für konkrete Anwendungsfälle und Einsätze in deinem Betrieb lass dich rechtssicher beraten, z.B. von deinem Steuerberater, und von Fachleuten bei der Digitalisierung begleiten. Bitte berücksichtige auch die DSGVO und beachte z.B. bei der Nutzung von (Online-)Tools, ob Du sie rechtssicher verwenden kannst.
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